Zacznij od celów i produktów końcowych, a potem rozbij pracę nad projektem na etapy i kamienie milowe. Budżet powinien być szczegółowy, osadzony w czasie i mierzalny, a do tego zakładać dodatkowe wydatki, np. na marketing. Pamiętaj, żeby część budżetu przeznaczyć na MVP.
W tym artykule:
- Największe zagrożenia i problemy przy budżetowaniu projektów IT.
- Checklista dobrego budżetu IT.
- Wsparcie specjalistów.
W badaniach z 2021 roku przeprowadzonych przez Project Management Institute okazało się, że tylko 62% projektów zostało zakończonych w ramach planowanego budżetu.
Projekty IT z racji skomplikowania często są niedoszacowane lub zaplanowane bez zapasu czasu i funduszy. Efektem będzie przekroczenie budżetu, brak możliwości wdrożenia określonej funkcjonalności, niedotrzymanie terminów (ważnych przy realizacji projektów finansowanych ze środków unijnych), czy w końcu ryzyko całkowitej porażki w dostarczeniu produktu.
Największy problem: pochłonięcie większości budżetu przez pierwszą wersja produktu. Naszym partnerom sugerujemy, żeby pierwsza wersja nie kosztowała więcej niż 50%-60% całości budżetu a pozostałą kwotę przeznaczyć na jego doskonalenie i rozbudowę podczas prac nad wersją 2.0.
O planowaniu budżetu projektu IT można myśleć, jak o planowaniu budżetu remontu mieszkania – z reguły osoby robiące pierwszy remont niedoszacowują i nie są w stanie trzymać się harmonogramu. Przy budowaniu produktów cyfrowych warto wesprzeć się wiedzą doświadczonych partnerów, w tym software house’u, jeśli zdecydujesz się na outsourcing.
Budżetowanie projektu IT – największe zagrożenia
Wizja produktu końcowego, który projekt ma dostarczyć, z reguły nie jest problemem. Większym jest określenie technologicznych wymagań i możliwości realizacji, czasu realizacji i zagrożeń. Już na tym etapie potrzebne jest zewnętrzne wsparcie, zwłaszcza w przypadku organizacji, które pierwszy raz realizują większy projekt.
Koniecznie zwróć uwagę na:
- Dobór odpowiedniego modelu realizowana projektu IT.
- Założenie określonej części budżetu na pierwszą wersję.
- Dobór odpowiedniego podwykonawcy, jeśli decydujesz się na outsourcing.
- Ujęcie w kosztach np. funduszy na marketing, czy budżetu awaryjnego.
Nasza checklista dobrego budżetu
Pierwsza z rad, którą z chęcią się podzielmy: wszystko musi być spisane! Nawet najbardziej trywialne i oczywiste elementy projektu powinny znaleźć się w jednym miejscu i w ramach odpowiedniej kategorii.
Najlepszym rozwiązaniem będzie skorzystanie z narzędzia do project managementu, które większość organizacji ma już wdrożone. Większość z nowoczesnych narzędzi do PM pozwala na dodanie dodatkowych kolumn / pól dotyczących kosztów lub posiada szablony dedykowane budżetowaniu.
#1 Dokładnie określ potrzeby
Wspomnieliśmy o tym powyżej. W pierwszej kolejności bardzo dokładnie określ, co osiągnąć ma realizacja projektu. Produkty końcowe muszą być dokładne i zapisane.
- Określ cele projektu i produkty końcowe.
- Na podstawie powyższego, oceń wymogi, które muszą być spełnione, aby projekt uznać za zakończony sukcesem.
#2 Wybierz model realizacji projektu
Ten punkt wiąże się z pierwszym. Wiedząc, co chcesz osiągnąć i jakie wymogi trzeba spełnić, wybierz model realizacji projektu. Piszemy o tym szerzej w poradniku dotyczącym współpracy z programistami. W uproszczeniu, do wyboru masz:
- Realizację wewnątrz swojej organizacji, korzystając z obecnego zespołu lub budując nowy.
- Wsparcie lub uzupełnienie istniejącego zespołu (Body Leasing).
- Budowa zewnętrznego zespołu na czas realizacji projektu (dedykowane zespoły programistyczne).
- Całościowa realizacja projektu przez zewnętrzną firmę (outsourcing).
Każdy z modeli ma swoje plusy i minusy. W przypadku outsourcingu software house, na który się zdecydujesz pomoże w przygotowaniu odpowiedniego budżetu.
#3 Określ niezbędne zasoby
Mówiąc zasoby mamy na myśli zasoby ludzkie potrzebne do realizacji projektu, czas oraz dodatkowe elementy, przykładowo koszt utrzymania infrastruktury serwerowej po wdrożeniu. Nawet w przypadku korzystania z software house’u, osoba wewnątrz Twojej organizacji będzie musiała komunikować się z partnerem.
Po wdrożeniu, pamiętaj o:
- Osobnym budżecie marketingowym.
- Utrzymaniu rozwiązania (infrastruktura).
- Supporcie. Czy jest częścią umowy z software housem, czy po oddaniu produktu utrzymanie jest po stronie właściciela?
#4 Pamiętaj o iteracjach
O metody dostarczania produktów cyfrowych warto zapytać software house, z którym planujesz współpracować. Konserwatywny model kaskadowy (waterfall) nie jest popularny we wdrażaniu projektów IT, ale ma swój duży plus: łatwo go zaplanować i budżetować.
W przypadku modeli zwinnych, do wyboru masz podejście iteracyjne lub przyrostowe. Mimo, że zasada u podstaw ta sama, to model iteracyjny zakłada wypuszczanie kolejnych funkcjonalności i rozwój produktu w iteracjach (np. 1.01, 1.02, 1.03 itd.).
W przypadku modelu przyrostowego, funkcjonalność do produktu dodawana jest po zakończeniu określonego etapu. Świetnie wizualizuje z portalu Agile247:
Największymi plusami modelu iteracyjnego będą:
- szybkie zbieranie informacji,
- wczesne identyfikowanie ryzyk,
- elastyczność.
Żeby mieć możliwość zmiany kierunku, musisz posiadać zapas w budżecie. Wydanie całość lub większości środków na pierwsze wersje produktu ograniczają twoje możliwości.
Według Agile.com 29% startupów upada z powodu przepalenia dostępnych środków.
#5 Przydziel zadaniom czas i koszt
Cele, wymogi i zasoby musisz teraz przekształcić na zadania. O zadaniach warto myśleć, jak o wszystkich czynnościach, które muszą się wydarzyć żeby otrzymać produkt. Podstawowa lista zadań do zrealizowania, w której brakuje etapów lub iteracji i kosztu, wyglądałaby tak:
Żeby z powyższych zadań zrobić budżet, musisz dodać do nich czas i koszt oraz grupować je w etapy lub iteracje. Warto myśleć o etapach, jako o mierzalnych punktach w harmonogramie, które dają informacje o skuteczności realizacji projektu.
Przykładowo:
Powyższy opis jest oczywiście bardzo uproszczony i ma na celu pokazać sposób działania. Budżet i harmonogram budowy produktu będzie dużo bardziej rozbudowany.
To dobry moment, żeby zrobić sobie notatkę i zapytać software house, w jakim modelu pracują i dlaczego!
#6 Pamiętaj o planie B i dodatkowych kosztach
Posiadanie określonych etapów w projekcie ma kolejny ogromny plus: zawczasu będziesz mógł/a ocenić, czy projekt jest on track, jeśli chodzi o budżet.
- Zanim rozpoczniesz projekt, załóż w budżecie dodatkowe fundusze na poczet niezaplanowanych wydatków, które na pewno się pojawią.
- Zaplanuj Plan B. Przykładowo: jeśli na etapie X przekraczamy budżet o 20%, to musimy zrobić Y.
Żeby odpowiednio zareagować na konieczność zmian, wynikających z przekroczenia budżetu, koniecznie na bieżąco monitoruj wydatki.
Wsparcie specjalistów
Budżetowanie projektu IT to kompleksowy proces, który może być przytłaczający – zwłaszcza za pierwszym razem. Z tego powodu wsparcie ze strony specjalistów oszczędzi czas, nerwy i ograniczy ryzyko przekroczenia budżetu.
Jeśli potrzebujesz wsparcia w realizacji projektu, umów się z nami na krótkie spotkanie online!
