Zacznij od cel贸w i produkt贸w ko艅cowych, a potem rozbij prac臋 nad projektem na etapy i kamienie milowe. Bud偶et powinien by膰 szczeg贸艂owy, osadzony w czasie i mierzalny, a do tego zak艂ada膰 dodatkowe wydatki, np. na marketing. Pami臋taj, 偶eby cz臋艣膰 bud偶etu przeznaczy膰 na MVP.

W tym artykule:

  • Najwi臋ksze zagro偶enia i problemy przy bud偶etowaniu projekt贸w IT.
  • Checklista dobrego bud偶etu IT.
  • Wsparcie specjalist贸w.

W badaniach z 2021 roku przeprowadzonych przez Project Management Institute okaza艂o si臋, 偶e tylko 62% projekt贸w zosta艂o zako艅czonych w ramach planowanego bud偶etu.

Projekty IT z racji skomplikowania cz臋sto s膮 niedoszacowane lub zaplanowane bez zapasu czasu i funduszy. Efektem b臋dzie przekroczenie bud偶etu, brak mo偶liwo艣ci wdro偶enia okre艣lonej funkcjonalno艣ci, niedotrzymanie termin贸w (wa偶nych przy realizacji projekt贸w finansowanych ze 艣rodk贸w unijnych), czy w ko艅cu ryzyko ca艂kowitej pora偶ki w dostarczeniu produktu.

Najwi臋kszy problem: poch艂oni臋cie wi臋kszo艣ci bud偶etu przez pierwsz膮 wersja produktu. Naszym partnerom sugerujemy, 偶eby pierwsza wersja nie kosztowa艂a wi臋cej ni偶 50%-60% ca艂o艣ci bud偶etu a pozosta艂膮 kwot臋 przeznaczy膰 na jego doskonalenie i rozbudow臋 podczas prac nad wersj膮 2.0.

O planowaniu bud偶etu projektu IT mo偶na my艣le膰, jak o planowaniu bud偶etu remontu mieszkania 鈥 z regu艂y osoby robi膮ce pierwszy remont niedoszacowuj膮 i nie s膮 w stanie trzyma膰 si臋 harmonogramu. Przy budowaniu produkt贸w cyfrowych warto wesprze膰 si臋 wiedz膮 do艣wiadczonych partner贸w, w tym software house’u, je艣li zdecydujesz si臋 na outsourcing.

Bud偶etowanie projektu IT 鈥 najwi臋ksze zagro偶enia

Wizja produktu ko艅cowego, kt贸ry projekt ma dostarczy膰, z regu艂y nie jest problemem. Wi臋kszym jest okre艣lenie technologicznych wymaga艅 i mo偶liwo艣ci realizacji, czasu realizacji i zagro偶e艅. Ju偶 na tym etapie potrzebne jest zewn臋trzne wsparcie, zw艂aszcza w przypadku organizacji, kt贸re pierwszy raz realizuj膮 wi臋kszy projekt.

Koniecznie zwr贸膰 uwag臋 na:

  1. Dob贸r odpowiedniego modelu realizowana projektu IT.
  2. Za艂o偶enie okre艣lonej cz臋艣ci bud偶etu na pierwsz膮 wersj臋.
  3. Dob贸r odpowiedniego podwykonawcy, je艣li decydujesz si臋 na outsourcing.
  4. Uj臋cie w kosztach np. funduszy na marketing, czy bud偶etu awaryjnego.

Nasza checklista dobrego bud偶etu

Pierwsza z rad, kt贸r膮 z ch臋ci膮 si臋 podzielmy: wszystko musi by膰 spisane! Nawet najbardziej trywialne i oczywiste elementy projektu powinny znale藕膰 si臋 w jednym miejscu i w ramach odpowiedniej kategorii.

Najlepszym rozwi膮zaniem b臋dzie skorzystanie z narz臋dzia do project managementu, kt贸re wi臋kszo艣膰 organizacji ma ju偶 wdro偶one. Wi臋kszo艣膰 z nowoczesnych narz臋dzi do PM pozwala na dodanie dodatkowych kolumn / p贸l dotycz膮cych koszt贸w lub posiada szablony dedykowane bud偶etowaniu.

W Asanie znajdziesz gotowe szablony lub mo偶esz stworzy膰 projekt od zera.

#1 Dok艂adnie okre艣l potrzeby

Wspomnieli艣my o tym powy偶ej. W pierwszej kolejno艣ci bardzo dok艂adnie okre艣l, co osi膮gn膮膰 ma realizacja projektu. Produkty ko艅cowe musz膮 by膰 dok艂adne i zapisane.

  • Okre艣l cele projektu i produkty ko艅cowe.
  • Na podstawie powy偶szego, oce艅 wymogi, kt贸re musz膮 by膰 spe艂nione, aby projekt uzna膰 za zako艅czony sukcesem.

#2 Wybierz model realizacji projektu

Ten punkt wi膮偶e si臋 z pierwszym. Wiedz膮c, co chcesz osi膮gn膮膰 i jakie wymogi trzeba spe艂ni膰, wybierz model realizacji projektu. Piszemy o tym szerzej w poradniku dotycz膮cym wsp贸艂pracy z programistami. W uproszczeniu, do wyboru masz:

  • Realizacj臋 wewn膮trz swojej organizacji, korzystaj膮c z obecnego zespo艂u lub buduj膮c nowy.
  • Wsparcie lub uzupe艂nienie istniej膮cego zespo艂u (Body Leasing).
  • Budowa zewn臋trznego zespo艂u na czas realizacji projektu (dedykowane zespo艂y programistyczne).
  • Ca艂o艣ciowa realizacja projektu przez zewn臋trzn膮 firm臋 (outsourcing).

Ka偶dy z modeli ma swoje plusy i minusy. W przypadku outsourcingu software house, na kt贸ry si臋 zdecydujesz pomo偶e w przygotowaniu odpowiedniego bud偶etu.

#3 Okre艣l niezb臋dne zasoby

M贸wi膮c zasoby mamy na my艣li zasoby ludzkie potrzebne do realizacji projektu, czas oraz dodatkowe elementy, przyk艂adowo koszt utrzymania infrastruktury serwerowej po wdro偶eniu. Nawet w przypadku korzystania z software house’u, osoba wewn膮trz Twojej organizacji b臋dzie musia艂a komunikowa膰 si臋 z partnerem.

Po wdro偶eniu, pami臋taj o:

  • Osobnym bud偶ecie marketingowym.
  • Utrzymaniu rozwi膮zania (infrastruktura).
  • Supporcie. Czy jest cz臋艣ci膮 umowy z software housem, czy po oddaniu produktu utrzymanie jest po stronie w艂a艣ciciela?

#4 Pami臋taj o iteracjach

O metody dostarczania produkt贸w cyfrowych warto zapyta膰 software house, z kt贸rym planujesz wsp贸艂pracowa膰. Konserwatywny model kaskadowy (waterfall) nie jest popularny we wdra偶aniu projekt贸w IT, ale ma sw贸j du偶y plus: 艂atwo go zaplanowa膰 i bud偶etowa膰.

W przypadku modeli zwinnych, do wyboru masz podej艣cie iteracyjne lub przyrostowe. Mimo, 偶e zasada u podstaw ta sama, to model iteracyjny zak艂ada wypuszczanie kolejnych funkcjonalno艣ci i rozw贸j produktu w iteracjach (np. 1.01, 1.02, 1.03 itd.).

W przypadku modelu przyrostowego, funkcjonalno艣膰 do produktu dodawana jest po zako艅czeniu okre艣lonego etapu. 艢wietnie wizualizuje z portalu Agile247:

Podej艣cie przyrostowe. 殴r贸d艂o: Agile247.pl
Podej艣cie iteracyjne. 殴r贸d艂o: Agile247.pl

Najwi臋kszymi plusami modelu iteracyjnego b臋d膮:

  • szybkie zbieranie informacji,
  • wczesne identyfikowanie ryzyk,
  • elastyczno艣膰.

呕eby mie膰 mo偶liwo艣膰 zmiany kierunku, musisz posiada膰 zapas w bud偶ecie. Wydanie ca艂o艣膰 lub wi臋kszo艣ci 艣rodk贸w na pierwsze wersje produktu ograniczaj膮 twoje mo偶liwo艣ci.

Wed艂ug Agile.com 29% startup贸w upada z powodu przepalenia dost臋pnych 艣rodk贸w.

#5 Przydziel zadaniom czas i koszt

Cele, wymogi i zasoby musisz teraz przekszta艂ci膰 na zadania. O zadaniach warto my艣le膰, jak o wszystkich czynno艣ciach, kt贸re musz膮 si臋 wydarzy膰 偶eby otrzyma膰 produkt. Podstawowa lista zada艅 do zrealizowania, w kt贸rej brakuje etap贸w lub iteracji i kosztu, wygl膮da艂aby tak:

呕eby z powy偶szych zada艅 zrobi膰 bud偶et, musisz doda膰 do nich czas i koszt oraz grupowa膰 je w etapy lub iteracje. Warto my艣le膰 o etapach, jako o mierzalnych punktach w harmonogramie, kt贸re daj膮 informacje o skuteczno艣ci realizacji projektu.

Przyk艂adowo:

Powy偶szy opis jest oczywi艣cie bardzo uproszczony i ma na celu pokaza膰 spos贸b dzia艂ania. Bud偶et i harmonogram budowy produktu b臋dzie du偶o bardziej rozbudowany.

殴r贸d艂o: asana.com

To dobry moment, 偶eby zrobi膰 sobie notatk臋 i zapyta膰 software house, w jakim modelu pracuj膮 i dlaczego!

#6 Pami臋taj o planie B i dodatkowych kosztach

Posiadanie okre艣lonych etap贸w w projekcie ma kolejny ogromny plus: zawczasu b臋dziesz m贸g艂/a oceni膰, czy projekt jest on track, je艣li chodzi o bud偶et.

  • Zanim rozpoczniesz projekt, za艂贸偶 w bud偶ecie dodatkowe fundusze na poczet niezaplanowanych wydatk贸w, kt贸re na pewno si臋 pojawi膮.
  • Zaplanuj Plan B. Przyk艂adowo: je艣li na etapie X przekraczamy bud偶et o 20%, to musimy zrobi膰 Y.

呕eby odpowiednio zareagowa膰 na konieczno艣膰 zmian, wynikaj膮cych z przekroczenia bud偶etu, koniecznie na bie偶膮co monitoruj wydatki.

Wsparcie specjalist贸w

Bud偶etowanie projektu IT to kompleksowy proces, kt贸ry mo偶e by膰 przyt艂aczaj膮cy 鈥 zw艂aszcza za pierwszym razem. Z tego powodu wsparcie ze strony specjalist贸w oszcz臋dzi czas, nerwy i ograniczy ryzyko przekroczenia bud偶etu.

Je艣li potrzebujesz wsparcia w realizacji projektu, um贸w si臋 z nami na kr贸tkie spotkanie online!